Opsummering
Hotelgruppen håndterer reservationer, værelsestilgængelighed, gæstedrift, fakturering og rapportering på tværs af sin hotelvirksomhed.
Løsningen blev et tilpasset bookingsystem, der samler hotellets drift, OTA-synkronisering, fakturering og rapportering ét sted.
Systemet er udviklet til at reducere manuelt arbejde og den tid, der bruges på at flytte bookingoplysninger mellem hotellets opgaver og værktøjer.
Kundehistorie
Kunden er en hotelgruppe fra Rumænien. Gruppen driver hoteller, hvor medarbejderne koordinerer reservationer, værelsestilgængelighed og gæsternes ankomster.
Rengøring, fakturering og rapportering er en del af den samme daglige drift.
Reservationsteamene har brug for aktuelle oplysninger om værelser og bookinger, mens receptionen og rengøringspersonalet følger gæsternes og værelsernes status. Ledere og revisorer har også brug for økonomiske oplysninger og rapporter.
Behovet var enkelt: Reservationer og den daglige hoteldrift skulle håndteres i ét system. Direkte bookinger, OTA-synkronisering, fakturering, betalinger og rapportering skulle også indgå i den samme løsning.
Løsningen blev udviklet som et modulært hotel-PMS med separate skærme til tilgængelighed, reservationer, OTA-synkronisering, rengøring og omsætningsrapportering. Adgangsregler, integrationer og senere udvidelser blev behandlet som en del af strukturen frem for separate værktøjer.
Kunden ønskede
- Central håndtering af værelser, tilgængelighed og hele bookingforløbet
- Håndtering af gæsteprofiler, historik, indtjekning, udtjekning og kommunikation
- Forbindelse mellem direkte bookinger, OTA'er og kanaladministratorer
- Håndtering af fakturering, regninger, betalinger, regnskab og økonomiske rapporter
Hvorfor standardsoftware ikke var tilstrækkeligt
Standardprodukter til hoteladministration dækker receptionsarbejde, reservationer og rengøring. De omfatter også økonomi, rapportering og administration af flere hoteller, men deres adgangsmodel og kombination af funktioner passer ikke nødvendigvis til denne hotelgruppe. Der var brug for et tilpasset bookingsystem, der kunne samle booking, CRM og drift i ét workflow. Det skulle også understøtte integrationer og adgangsregler, herunder kompatibilitet med ældre systemer, hvor det var nødvendigt.
Projektoversigt
Løsningen blev designet omkring fælles bookingoplysninger til tilgængelighed, receptionsarbejde og rapportering. Værelseskapacitet og bookingstatus forbliver forbundet, mens medarbejderne følger en reservation gennem hele forløbet.
For at håndtere valg af værelse kombinerer tilgængelighedsskærmen datointervaller, værelsesstatus og værelsestyper. Gæsteønsker og reservationsoplysninger fuldender visningen, mens bookingkalenderen og kapacitetsmodulerne holder værelsesoplysningerne forbundet.
Reservationsstyringen blev udviklet til receptionen og bookingteamet. Den samler gæstesøgning, reservationsstatus, indtjekning, udtjekning og bookinghistorik på én skærm.
OTA-synkronisering blev leveret som en separat overvågning med forbundne kanaler, ændringskøer, logfiler og funktioner til gentagne forsøg. Det gør nye, ændrede og annullerede reservationer synlige for reservationsteamet.
Løsningen omfatter også en tavle til rengøring og et dashboard til omsætning. Faktura- og rapportfunktioner, eksport og regnskabsforbindelser giver ledere og revisorer overblik over driftsmæssige og økonomiske oplysninger.
Vigtigste leverede funktioner
- Central kalender for værelsestilgængelighed
- Valg af værelse og booking
- Styring af reservationsforløb
- Gæsteprofiler og bookinghistorik
- Sporing af indtjekning og udtjekning
- Synkronisering af OTA-reservationer
- Tavle til værelsesstatus og rengøring
- Generering af fakturaer og rapporter
- Dashboard for omsætning og belægning
